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Municipalidad de Lima: solucionando límites de capacidad y empoderando equipos a través de la comunicación que fluye por G Suite

La Municipalidad Metropolitana de Lima (MML) es una municipalidad provincial especial del Perú con jurisdicción sobre la provincia de Lima, ubicada en el departamento de Lima. Su condición especial se debe a que en su territorio se emplaza la ciudad capital (Lima) y la mayor área metropolitana del país.

Limitados por una solución híbrida

Previo a la adopción de G Suite, la MML contaba con un servicio híbrido de Exchange y Microsoft Office 365. Dicho servicio presentaba limitaciones de espacio en la bandeja de entrada del buzón de correo y experimentaba la permanente operatividad de los servidores de correo. Asimismo, la administración de la solución de correo era compleja, sumado a la constante revisión de spam y la frecuente suplantación de identidad.

En resumen, las deficiencias consistían en que:

  • El servicio se instaló en dos servidores, lo que hacía compleja su administración
  • Al contar con una solución híbrida (Exchange y Microsoft Office 365), se presentaron problemas en la sincronización de los correos
  • Anteriormente, los usuarios tenían un espacio reducido, por lo que se tenía una carpeta de almacenamiento personal (.pst)

Al respecto, Flor Huayhua, Coordinador de Infraestructura de la MML, señala que “si en un algún momento los servidores dejaban de funcionar (por fallas técnicas, de provisión de electricidad o la razón que sea), el servicio se detenía. He ahí la brecha que necesitábamos cubrir, sumado a la necesidad de acceder al servicio desde cualquier servicio remotamente”.

Miguel Angel Caicedo, Jefe de Infraestructura, agrega: “La capacidad de almacenamiento fue uno de los pilares por el cual optamos una solución en la nube como G Suite bajo la implementación de Xertica. Teníamos demasiadas quejas de los funcionarios con el buzón lleno, sin recibir correos. El subir la capacidad de almacenamiento era un trabajo reactivo y mecánico”.

Iniciando el camino hacia la nube y su adopción

Xertica se encargó de la implementación de G Suite en la MML, como inicio de su proceso de transformación a través de los siguientes pasos:

  • Activación de las licencias: contando actualmente con 2650 licencias básicas y 350 licencias business
  • Migración de las cuentas de la MML
  • Habilitación de la consola G Suite
  • Creación total de las cuentas de correo
  • Proceso de Migración de Exchange hacia G Suite
  • Validación de los servicios adquiridos

Para Richard Mantilla, Jefe de Servicios de TI, “G Suite era una buena opción a nivel de espacio, disponibilidad, auditoría, herramientas de productividad personal y de chat y comunicación”.

El equipo de Infraestructura de la MML resume la herramientas más utilizadas en su organización:

Mail: aplicado a todos los usuarios que requieren de esta herramienta, facilitando su comunicación de manera interna y externa en la institución. Se cuenta con una capacidad de 30G en básico e ilimitado en Business, donde se accede de manera sencilla al correo institucional desde cualquier dispositivo con acceso a internet con la posibilidad de trabajar de manera offline y remota.

Drive: aquí los usuarios almacenan la información en la nube, teniendo la opción de organizar por carpetas, donde de manera sencilla se puede subir, bajar, crear y/o actualizar los documentos que ahí se presenta. También se hace uso de la herramienta Docs y Sheets que permite trabajar de manera colaborativa entre varios usuarios.

Sities: esta herramienta es usada para generar el Intranet que permite a los funcionarios de la MML compartir recursos y sistemas entre colaboradores.

Calendar: esta herramienta permite crear eventos y compartir actividades así como ver la disponibilidad de los usuarios (para programar reuniones) como espacios disponibles.

Hangout: esta herramienta permite de manera fácil y sencilla la comunicación entre usuarios de la institución y externos por medio de chat, asi como tambien organizarlo por grupos.

Panel de Administrador:para crear/eliminar cuentas, administrar grupos, configurar de acuerdo a las necesidades las diferentes opciones que presentan, así como ver la disponibilidad del servicio contratado.

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Identificando ventajas

Los equipos de la MML ven en G Suite una herramienta amigable y de fácil acceso, tanto en el correo institucional como en las herramientas colaborativas. La posibilidad de compartir archivos sin la necesidad de hacer backup en disco duro o ampliaciones en los servidores representa también una ventaja, gracias al poder de Google Drive. En el pasado, acota Mantilla, “tener el espacio limitado en nuestros servidores implicaba quitar espacio a unos para agregarle a otros, con un acceso a correo y carpetas compartidas a las que únicamente podíamos hacer desde nuestras oficinas. Si teníamos una necesidad urgente de compartir archivos que superaban la capacidad de almacenamiento con la que cada funcionario contaba, debíamos recurrir a herramientas a nivel de usuario (por ejemplo, Dropbox) y compartir el enlace entre nuestros compañeros. G Suite nos ha quitado esa carga operativa”.

A nivel de consola de administración, G Suite habilita el control de administración en cuentas de usuarios y de grupos con diferentes opciones de seguridad. Asimismo, siendo que la MML maneja dos dominios, se puede tener control sobre ambos en una sola consola de administración. “El impacto del funcionamiento es los usuarios de correo institucional de la MML fue positivo en vista que tienen mayor accesibilidad a su correo electronico, mayor espacio en su buzón, mayores herramientas colaborativas, así como control de la administración de las cuentas, con alta disponibilidad de servicio y soporte 24/7”, concluye Flor Huayhua.

Métricas de adopción durante marzo del 2020

  • 23,750 archivos compartidos con usuarios externos.
  • 84,816 archivos compartidos con usuarios internos.
  • 2,433 correos enviados desde Gmail.
  • 59,597 correos recibidos en Gmail.
  • 62,122 MB en archivos almacenados en Fotos.
  • 2’077,499 MB en archivos almacenados en Drive.
  • 6’333,931 MB en archivos almacenados en Gmail.
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