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Farmacias del Ahorro: La adopción de G Suite generó una transformación en la cultura de trabajo

Farmacias del Ahorro es una cadena mexicana de venta de medicamentos y productos de cuidado personal que buscaba renovar sus herramientas de comunicación y colaboración para generar procesos más eficientes y productivos, así como ampliar su cobertura a todo el país

Resultados con G Suite

  • Proyecto ejecutado en 90 días, asegurando el éxito con una gestión del cambio desde la preparación técnica hasta los entrenamientos a más de 800 empleados en 20 estados.
  • Más de 11000 videoconferencias en los últimos seis meses.
  • Casi 3 millones de archivos generados en Google Drive.
  • Mayor eficiencia y colaboración en los procesos de la empresa.

Farmacias del Ahorro es una cadena mexicana dedicada a la venta de medicamentos, productos de cuidado personal, entrega a domicilio gratuita, programas de prevención y bienestar. La compañía inició operaciones en 1991 en Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, con tan sólo dos locales y 30 trabajadores. Hoy en día, cuenta con 1600 sucursales, más de 20000 colaboradores (clientes y distribuidores), y tiene presencia en 90% del territorio mexicano.

“El cambio a G suite pasó a ser de un proyecto de innovación tecnológica a un proyecto de impacto en la cultura de la empresa que emocionó a nuestros empleados, porque descubrimos que a ellos les gusta Google y ahora les brindamos una manera más fresca, juvenil y simple de trabajar aumentando la eficiencia operativa”

La evolución de la empresa a lo largo de los años llevó a buscar el bienestar de sus clientes finales, más allá de la comercialización de los productos. Farmacias del Ahorro se convirtió en un especialista y como tal, requería que todos los niveles de la empresa colaboraran de manera más eficiente y que todos trabajaran alineados bajo el objetivo general del negocio. Sin embargo, las herramientas de trabajo que empleaban en farmacias, centros de distribución, oficinas y corporativos no estaban a la altura de las necesidades colaborativas y de producción que manifestaban todos los equipos de trabajo.

Mejorar la colaboración: clave para transformarse

La percepción de que algunas herramientas que utilizaban hasta el momento no respondían a las necesidades actuales los llevó a trabajar con Xertica, un Partner Premier especializado en servicios y consultoría en Google Cloud Platform (GCP).

En abril de 2018 la empresa comenzó la migración a los servicios de G Suite. Los equipos de Xertica y Google analizaron las necesidades para ayudar a mejorar la eficiencia de sus procesos de comunicación y colaboración.

Fue un proceso de tres meses, durante el cual se entrenaron alrededor de 800 early adopters en más de 20 estados de México, quienes apoyaron en el despliegue y los primeros meses del proyecto para asegurar la adopción de la plataforma.

Se activaron 6000 cuentas de Gmail, un cambio que implicó mejoras en la seguridad de la información y que hizo más eficiente la comunicación en farmacias, centros de distribución y oficinas. Hangouts, una herramienta que permite efectuar videoconferencias desde cualquier lugar y dispositivo, también produjo un cambio profundo.

En los últimos seis meses se han efectuado 11000 videoconferencias, lo que refleja la practicidad que los equipos de trabajo han encontrado para celebrar reuniones sin fricción. Asimismo, se han generado casi 3 millones de archivos en Google Drive, lo que demuestra el aprovechamiento de estas herramientas en un periodo relativamente corto. Ahora han dejado de enviar y reenviar documentos por correo electrónico, ya que los cambios se efectúan en tiempo real y se emplea el correo de Gmail es de manera más eficiente.

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Detonando un cambio en la cultura de trabajo

El uso de las herramientas de G Suite, como Google Calendar y Sites, provocó en pocos meses un cambio en la cultura de trabajo de los equipos en las diversas sedes.

Las operaciones del día a día se han simplificado gracias a la adopción, la cual fue relativamente rápida gracias a que todas las herramientas resultaron bastante intuitivas para los trabajadores.

“Además de los números positivos en las finanzas de la empresa que podemos registrar tras la migración, las herramientas de G Suite también han tenido un impacto hacia el exterior, debido sobre todo a las videollamadas con colaboradores externos y proveedores, jugadores elementales en el día a día de la compañía”

Un año después, tras una exitosa adopción de G Suite y con el reto de extender su cobertura a todos los estados de México, Farmacias del Ahorro se encuentra evaluando la necesidad de llevar a cabo acciones en la nube mediante otras herramientas de Google Cloud Platform para proyectos de infraestructura y migración del data warehouse.

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