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Team Foods: comunicación remota y colaboración en una organización que trabaja en la nube

Team Foods es una compañía experta en soluciones de alimentación con presencia en Colombia, Chile y México. Su compromiso es llevar bienestar a clientes, consumidores, empleados y accionistas. Para ello, trabajan como proveedores en industrias, panaderías, restaurantes y hogares de los países a donde llegan, de soluciones de calidad, confiables y con un alto componente de nutrición responsable.

Aprendiendo a romper esquemas tradicionales

La historia entre Team Foods y Xertica tiene origen en el 2011. En aquella época, la migración a la nube era una apuesta en tanto la compañía contaba con una tecnología on premise a través de Lotus Domino. Como suele suceder cuando el servidor de correo estaba basado en un data center privado, empezaron a surgir quejas sobre cuotas de correo electrónico, asistencia técnica y acceso. Fue así que Team Foods creyó conveniente la evaluación de un nuevo proveedor de correo. Los candidatos fueron Lotus Notes, Microsoft Exchange y Google.

Google, a través de su plataforma de correo, comunicación y colaboración Google Workspace, contaba con un esquema totalmente diferente: 100% en la nube. Sin servidores ni el sistema tradicional de uso, “sin cuotas” (dadas las grandes capacidades de almacenamiento que ofrecía, en comparación con las cuotas máximas de uso de 200 MB que proveía Lotus Domino). En el 2011, Google ofrecía capacidades mínimas de 15 GB, lo cual se percibía como innecesario. Actualmente, luego de años de adopción y del crecimiento del correo como principal canal de comunicación y coordinación, las cuotas ofrecidas por Google Workspace hacen total sentido.

“De pronto salirse de algo que ya es conocido (que uno lo administra, que sabe uno sus diferentes situaciones y las atiende) a un mundo desconocido pues genera esa sensación de inseguridad. Pero cuando uno enfrenta que ese nuevo mundo realmente elimina todas esas situaciones con las que nos tocaba lidiar, entiendes que has cambiado hacia una plataforma mucho mejor”, recuerda Manuel Sánchez, Coordinador de Operaciones de Tecnología de la Información en Team Foods. Agrega: “Nosotros llegábamos a tener hasta 300 casos mensuales por situaciones de Lotus: la instalación del cliente, el correo se degradaba, que no hacía una réplica de información. Cuando nos pasamos a esta experiencia web (en la nube), todas estos reclamos y situaciones empezaron a disminuir en tanto el usuario se autogestiona con todo y ya no hay soporte técnico con el correo electrónico. Esto nos quitó una carga operativa grande que teníamos con el data center. Dejé de necesitar ir una vez por semana a la planta para hacer una copia de seguridad que tardaba alrededor de 16 horas”.

Team Food

Año 2014

Con el paso de los meses, la adopción de Google Workspace por parte de Team Foods a nivel de correo electrónico fue creciendo. Sin embargo, la plataforma traía una serie de componentes: una Suite de ofimática que incluía documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Ciertamente, la adopción de dicha ofimática generaba resistencia. La necesidad de un socio tecnológico que lidere esa adopción que iba a llevar a toda la organización a disfrutar de la experiencia Google Workspace se reafirmaba. En este contexto, Xertica se ocupó de que, a través de una serie de trainings personalizados, los equipos de trabajo de Team Foods descubrieran todas las ventajas que la ofimática de Google Workspace traía a nivel de colaboración.

De este modo, se decidió reducir las licencias de Microsoft Office de 3,000 a 250 (solo para las áreas de Contabilidad y Finanzas) y reforzar el uso de la ofimática de Google Workspace. “Redactar un memo o una carta no requería un licenciamiento de Office para que nuestros colaboradores puedan preparar documentos de ese tipo. Esto lo iniciamos con usuarios muy básicos como asistentes, practicantes. Poco a poco hemos extendido esta práctica a básicamente toda la organización. Hoy en día se producen miles de documentos que son almacenados en Drive”, resalta Sánchez.

La adopción de la ofimática de Google Workspace trajo efectos positivos colaterales. Manuel Sánchez acota: “Anteriormente, se contaba con un esquema de copias de seguridad de las estaciones de usuario, que nos demandaba un esfuerzo técnico y económico en el data center, con el agravante de que a veces se pierde data y su recuperación se vuelva compleja. Ahora nos apoyamos con Drive, donde reposan nuestros archivos. Eso nos ha permitido reducir la carga asociada a copias de seguridad en nuestros data center. Si se daña un recurso (digamos, una máquina), el usuario puede fácilmente tomar otro recurso y plasmar toda su información del día a día de forma instantánea, sin hacer instalaciones, restores u otros”.

Sumado a ello, Team Foods cuenta con una herramienta que le permite recuperar la información de usuarios inactivos, ya sea que se mantengan en la organización o que hayan dejado de pertenecer. El almacenamiento en la nube cambió el modo de trabajar, precisa Sánchez: “Los usuarios de Team Foods han visto el valor de ya no tener un documento transitando con diferentes versiones y copias. Antes yo enviaba un correo con un documento adjunto y copiaba a 20 personas. Eran 20 versiones de ese documento en 20 usuarios diferentes. Ya con Google Workspace, nuestros colaboradores han entendido que solo basta crear un documento sin la necesidad de copiarlo y difundirlo: todos podemos interactuar alrededor de él y al final se genera solo una versión que todos los usuarios comparten para tener fiabilidad y seguridad de su información”.

Continuidad del trabajo en tiempos del Covid-19

“Nosotros veníamos desde el 2011 con Google y teníamos el camino bastante avanzado” es forma en que Manuel Sánchez responde a cómo Team Foods reaccionó frente a la contigencia derivada de la propagación del coronavirus. “La gente acá habla Google Workspace, su día a día es Google Workspace con todos sus aspectos. Así, cuando nos enfrentamos a esta situación, nosotros nos aislamos no la fecha que el gobierno indicó, sino desde una semana antes porque realmente estábamos preparados para abordar el reto. El Presidente de la compañía dio la orden, preguntó en Tecnología cómo estaba el acceso y trabajo en casa. Para satisfacción nuestra, estábamos 100% preparados”.

La participación estratégica de Xertica preparó a Team Foods a no solo entender las ventajas de usabilidad y administración del correo en Google Workspace, así como las ventajas en colaboración y almacenamiento de su ofimática, sino también en sus herramientas de comunicación. “Meet es uno de los elementos más importantes en esta forma de trabajo. Facilita las reuniones cara a cara con cualquier persona del mundo. La comunicación se establece, tengan las personas o no cuentas de Google, de manera muy instantánea. No tengo que llamar a hacerle soporte a nadie ni desplegar un equipo para que asista a quien participen en una vía videoconferencia. Todo reforzado por la posibilidad de que la comunicación con Meet pueda realizarse desde cualquier dispositivo: tablets, teléfonos móviles, laptops, desktops. Todo ha sido 100% productivo”.

Sobre el nivel de uso de Meet en tiempos del Covid-19: “Actualmente, si sumo Chile, México y Colombia, tenemos más de 200 sesiones en promedio al día, sin que esto colapse ningún tipo de conexión ni que Google se vaya a tener algún deterioro o degradación en su servicio. Tenemos muchísimas reuniones en la organización de todos los frentes de trabajo. Ha sido una experiencia muy positiva”, subraya Manuel Sánchez. A lo que concluye: “Para nosotros es una experiencia ganada de muchos años, las personas ya venían trabajando con Google Workspace de una forma bastante plena y concreta. Pues eso ha facilitado a atender esta situación. Las operaciones de Teams Foods se han seguido desarrollando de forma totalmente natural”.

Métricas de uso - Abril 2020

  • 2,596 archivos compartidos con usuarios externos.
  • 462,668 archivos compartidos con usuarios internos.
  • 13,164 correos enviados desde Gmail.
  • 81,512 correos recibidos en Gmail.
  • 84’219,622 MB en archivos almacenados en Drive.
  • 11,181 videollamadas en Meet.
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